Conteúdo informativo. As regras de medição e pagamento são as de cada contrato; a aplicação da legislação deve ser validada com assessoria especializada.
O número que vira fatura
Em contrato de alimentação coletiva, o que se fatura é, quase sempre, refeição servida. O efetivo — quantas refeições de cada tipo foram servidas em cada dia e em cada local — é ao mesmo tempo a base do faturamento, do custo por refeição e da previsão das próximas semanas.
Um efetivo contado errado custa duas vezes: o que foi servido e não faturado, e o que foi faturado e depois glosado pelo cliente.
O que medir
A medição precisa separar o que o contrato separa:
- Tipo de refeição: desjejum, almoço, jantar, ceia, lanche, refeição transportada
- Local ou posto de atendimento, quando o contrato tem mais de um
- Dietas especiais, quando têm preço ou regra própria
- Dia e serviço, e não só o total do mês
Como contar
A forma de contagem é a combinada no contrato — catraca, ticket, lista assinada, crachá, sistema do próprio cliente. O que importa é que ela seja a mesma todos os dias e deixe registro que o cliente possa conferir. Contagem feita de cabeça no fim do serviço não sustenta uma medição contestada.
Conferência com o cliente
Em contrato público, a Lei nº 14.133/2021 manda que a execução seja acompanhada e fiscalizada por um ou mais fiscais do contrato, e que o fiscal anote em registro próprio todas as ocorrências relacionadas à execução (art. 117, caput e § 1º). No recebimento de serviços, a lei prevê o recebimento provisório pelo responsável pelo acompanhamento e fiscalização e o definitivo por servidor ou comissão designada, mediante termo detalhado (art. 140, I).
Na prática, isso significa que o cliente terá o próprio registro. O da empresa precisa bater com ele — e, quando não bater, a divergência tem de ser tratada no dia, não no fechamento.
Divergência se resolve no dia
Um caminho que evita a glosa:
- Fechar a medição diariamente, por serviço e por local
- Enviar ou apresentar ao fiscal do cliente na frequência combinada
- Registrar a divergência com a justificativa e a evidência — lista, relatório da catraca, foto do quadro
- Faturar pelo que foi conferido, com as divergências em aberto listadas à parte
O mesmo número serve à cozinha
O efetivo diário é o histórico da previsão de demanda — veja como fazer a previsão — e o divisor do custo por refeição. Quando a medição do faturamento e a da cozinha são planilhas diferentes, uma delas está errada. Veja por que o custo por refeição depende disso.
Como o Fidrix ERP ajuda
No Fidrix ERP, a medição de efetivos é registrada dia a dia — digitada ou importada por planilha —, com rateio entre unidades e clientes, e o mesmo número alimenta a previsão de demanda do planejamento e o custo por refeição. Para o que o fiscal do cliente pedir de prova sobre as compras, a Trilha do Processo remonta a cadeia de cada compra, da necessidade ao pagamento.